Psikolog Danışan Bilgilendirme ve Onam Formu: Örnek ve Yasal Gereklilikler

Danışan onam formu, ruh sağlığı uzmanının danışanını süreç ve veri işleme hakkında bilgilendirip onayını aldığı yasal uyum belgesidir. 2026 itibarıyla en kritik kural şudur: bu belge artık tek bir kağıt değildir. KVKK Kurulu'nun 18 Şubat 2026 tarihli ve 2026/347 sayılı ilke kararı uyarınca aydınlatma metni ile açık rıza metni ayrı başlıklar altında, ayrı ayrı düzenlenmek ve ayrı beyanlarla onaylanmak zorundadır. Tek bir "okudum, kabul ediyorum, rıza veriyorum" kutucuğu artık hukuka aykırıdır.

Bu rehber, formun hangi yasal zemine dayandığını, hangi unsurları içermesi gerektiğini ve 2026/347 kararına uygun örnek bir yapıyı sade biçimde açıklar. Amaç korkutmak değil, birkaç doğru adımı bir kez kurup rahat çalışmanızı sağlamaktır. Aşağıdaki bilgiler kaynaklı mevzuata dayanır; somut bir başvuru öncesinde güncel tutarları ve yürürlüğü kvkk.gov.tr üzerinden teyit etmeniz önerilir.

Kısaca (TL;DR): Danışan onam süreci iki ayrı belgeden oluşur. Aydınlatma metni her durumda zorunludur (KVKK m.10). Açık rıza metni, işleme bir kanun istisnasına dayanmıyorsa gerekir (m.6). Ses/görüntü kaydı, pazarlama gibi tedavi dışı işlemeler için her zaman ayrı açık rıza alınır. İki metni tek kutuda birleştirmek 2026/347 kararına aykırıdır.

Danışan onam formu nedir?

Danışan onam formu, ruh sağlığı uzmanının danışana sürecin işleyişini ve kişisel verilerinin nasıl işleneceğini açıklayıp gerekli onayı aldığı belgedir. Pratikte iki ayrı yükümlülüğü birden karşılar: bilgilendirme (aydınlatma) ve onay (açık rıza). Bu ikisi farklı hukuki niteliğe sahip olduğundan, 2026 itibarıyla iki ayrı metin olarak düzenlenir.

Danışanlarınıza ait kayıtların neredeyse tamamı sıradan veri değildir. Seans notları, tanı bilgisi, psikometrik test sonuçları ve hatta bir kişinin sizden destek aldığı bilgisinin kendisi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 6. maddesi kapsamında özel nitelikli (sağlık) kişisel veri sayılır ve kanunun en yüksek koruma rejimine tabidir. Onam formu, işte bu verileri hukuka uygun işlediğinizin yazılı kanıtıdır.

KVKK m.6/1: Kişilerin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin veriler özel nitelikli kişisel veriler arasında sayılmıştır.

Aydınlatma ve açık rıza neden iki ayrı şeydir?

En sık yapılan hata, aydınlatma ile açık rızayı aynı belgede birleştirmek, hatta aynı şey sanmaktır. Bunlar birbirinden farklı hukuki niteliğe sahip iki ayrı yükümlülüktür.

Aydınlatma, veri sorumlusunun (yani sizin) tek taraflı bilgilendirme borcudur. Danışan onay versin vermesin, veriyi hangi sebeple işlerseniz işleyin, aydınlatma her durumda zorunludur ve veriyi işlemeye başlamadan önce yapılır (KVKK m.10).

Açık rıza ise danışanın iradesidir. Yalnızca veri işleme bir kanun istisnasına dayanmıyorsa devreye girer. KVKK m.3 açık rızayı "belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza" olarak tanımlar.

Açık rızanın üç şartı

Geçerli bir açık rıza, KVKK m.3 uyarınca üç unsuru birlikte taşımalıdır. Bir tanesi eksikse rıza geçersiz kabul edilir.

• Belirli bir konuya ilişkin olmalı. Hangi veri, hangi amaçla işlenecek açıkça yazılmalı. "Tüm verilerim için onay veriyorum" gibi battaniye (genel/sınırsız) rıza geçersizdir.
• Bilgilendirmeye dayalı olmalı. Danışan tam olarak neye rıza verdiğini bilmeli; küçük puntolu, anlaşılmaz metin yeterli sayılmaz.
• Özgür iradeyle açıklanmalı. Baskı veya zorunluluk olmadan verilmeli. Açık rıza, hizmet alabilmenin ön koşuluna bağlanamaz.

Buradan çıkan pratik kural: Asıl terapi hizmeti için açık rıza, hizmet alma şartına bağlanamaz. Buna karşılık ses/görüntü kaydı gibi hizmetin zorunlu unsuru olmayan işlemler için ayrı açık rıza alınır ve danışan bunu reddetse de hizmeti almaya devam edebilmelidir.

Sağlık verisinde istisna var; yine de neden açık rıza alınmalı?

2024 yılında önemli bir değişiklik oldu. 7499 sayılı Kanun ile (Resmî Gazete 12.03.2024, No 32487; yürürlük 01.06.2024) KVKK m.6 yeniden yazıldı. Yeni düzenlemeyle sağlık verisi; tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler tarafından açık rıza aranmaksızın işlenebilir hale geldi.

Serbest çalışan ruh sağlığı uzmanı meslek sırrı yükümlüsü olduğu için bu istisnadan teorik olarak yararlanabilir. Ancak bu bir muafiyet değil, dar yorumlanan bir istisnadır. En güvenli yol yine de açık rıza almaktır, çünkü:

• İstisna hükümleri dar yorumlanır ve bir uyuşmazlıkta ispat yükü veri sorumlusundadır, yani sizdedir.
• İmzalı açık rıza ve ayrı aydınlatma, ispat açısından çok daha güçlü bir konum sağlar.
• Bazı işlemler istisnanın dışında kalır. En önemlisi ses ve görüntü kaydı (örneğin online seansın kaydedilmesi) yalnızca ayrı açık rıza ile mümkündür; istisnaya dayanamaz.

Kısacası istisna bir "kalkan", açık rıza ise "zırh"tır. Profesyonel pratikte ikisini birlikte kullanmak en doğru yaklaşımdır.

2026/347 sayılı ilke kararı: İki ayrı metin zorunluluğu

2026 yılında bu alanı netleştiren ve uygulamayı doğrudan bağlayıcı kılan gelişme, Kurul'un ilke kararıdır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 18.02.2026 tarihli ve 2026/347 sayılı ilke kararı (Resmî Gazete 24.03.2026, No 33203), aydınlatma metni ile açık rıza metninin ayrı düzenlenmesi gerektiğini netleştirmiştir.

Kararın getirdiği somut kurallar şunlardır:

1. Aydınlatma metni ve açık rıza metni farklı başlıklar altında, ayrı ayrı metinler olarak düzenlenir.
2. İki metin tek bir sayfada yer alsa dahi, alt ve üst şeklinde ayrı ayrı konumlandırılır.
3. Her iki metin için ayrı beyanlar alınır. Tek bir kutucuk iki metni birden kapsayamaz.
4. Aydınlatma beyanı için uygun ifade "okudum ve anladım"dır. Aydınlatma metni altında "kabul ediyorum" ya da "açık rıza veriyorum" ifadelerini kullanmak hukuka uygun değildir.

Pratik sonuç: Tek bir kutuda "Aydınlatma metnini okudum, kabul ediyorum ve rıza veriyorum" demek artık yasaktır. Bu birleştirme, KVKK m.18 kapsamında idari para cezası riski taşır. Aynı kural dijital onam ekranları için de geçerlidir; online akışınızda aydınlatma ve açık rıza ayrı adımlar olmalıdır.

Karar No: 2026/347, Tarih: 18.02.2026, Resmî Gazete: 24.03.2026, No 33203. Bu, 2018 tarihli Aydınlatma Tebliği'nden (RG 10.03.2018, No 30356) ayrı, bağımsız ve uygulamada doğrudan bağlayıcı bir ilke kararıdır.

Örnek onam formu yapısı (2026/347'ye uygun)

Aşağıdaki yapı, kararın gereklerini karşılayan bir iskelettir. Danışan tek bir kağıdı imzalamaz; iki ayrı şeyi onaylar. Bu bir taslak iskelettir, hukuki danışmanlık değildir; kendi pratiğinize uyarlamadan önce bir hukuk danışmanıyla teyit etmeniz yerinde olur.

A) Aydınlatma metni

Başlık: "Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni"

İçermesi gereken KVKK m.10 unsurları:

• Veri sorumlusunun (uzman/klinik) kimliği ve iletişim bilgileri
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği
• İşlenen verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi
• Danışanın KVKK m.11'de sayılan hakları

Beyan: "Yukarıdaki aydınlatma metnini okudum ve anladım."

B) Açık rıza metni

Başlık: "Açık Rıza Metni"

İçermesi gereken kalemler:

• Özel nitelikli (sağlık) verinin işlenmesine ilişkin açık rıza (istisnaya dayanılmıyorsa)
• Varsa seans ses/görüntü kaydı için ayrı ve bağımsız bir rıza kalemi
• Varsa pazarlama/tanıtım amaçlı kullanım için ayrı rıza kalemi
• Rızanın her zaman geri alınabileceği bilgisi

Beyan: "Yukarıda belirtilen kapsamda kişisel verilerimin işlenmesine açık rıza veriyorum."

İki metin aynı sayfada yer alacaksa biri altta biri üstte, ayrı başlıklarla ve iki ayrı onay kutucuğuyla sunulmalıdır. İki yükümlülüğü tek bir "okudum, kabul ediyorum" kutucuğunda birleştirmek 2026/347 kararına ve Aydınlatma Tebliği'ne aykırıdır.

Bilgilendirme onamı: Sürece dair neler açıklanmalı?

Veri işleme uyumu kadar önemli bir başka boyut, danışanın hizmet sürecine ilişkin bilgilendirilmesidir. Mevzuat bazı bilgilendirme adımlarını özellikle online hizmette zorunlu kılar.

Uzaktan Sağlık Yönetmeliği (RG 10.02.2022, No 31746) m.9, görüşme öncesi hastanın bilgilendirilmesini zorunlu tutar. Yönetmelik; fiziksel ayrılık, kamera/mikrofon erişimi ve ses-görüntü iletilemezse hizmetin başlamayabileceği gibi konularda bilgilendirme yapılmasını düzenler. Sık duyulan "danışan kesinlikle yalnız bir ortamda olmalı" gibi ifadeler bu lafızla Yönetmelikte yer almaz; bunlar iyi saha pratiğidir, Yönetmelik hükmü olarak sunmak yanıltıcı olur.

Ses veya görüntü kaydı konusunda doğru çerçeve nettir: kayıt yasak değildir, ama rıza şarttır. İzin olmadan alınan kayıt baştan hukuka aykırıdır.

Uzaktan Sağlık Yönetmeliği m.12/3: Sunulan sağlık hizmetleri, her iki tarafın açık rızası olmaksızın görüntülü veya sesli olarak kayıt altına alınamaz. m.12/4: Rızayla alınan kayıt oniki aydan fazla saklanamaz.

Yani doğru ifade "kayıt kesinlikle alınamaz" değil, "rızasız alınamaz, rızalıda en fazla 12 ay saklanır"dır.

Onam formu uyumlu değilse ne olur? 2026 idari para cezaları

İki metni birleştirmek ya da aydınlatmayı hiç yapmamak yalnızca biçimsel bir kusur değildir; idari para cezasıyla yaptırıma bağlanmıştır. 2026 yılı için yeniden değerleme oranı %25,49'dur (585 sıra no'lu VUK Genel Tebliği, RG 27.11.2025; yürürlük 01.01.2026). Bu oranla güncellenmiş tutarlar:

Tutarlar her yıl güncellenir; bir uyuşmazlık veya başvuru anında güncel tarifeyi resmi kaynaktan (kvkk.gov.tr) teyit etmeniz tavsiye edilir.

VERBİS muafiyetim var, yine de onam formu gerekir mi?

Evet, gerekir. Bu en sık yanlış anlaşılan konulardan biridir. KVKK Kurulu'nun 04.09.2025 tarihli ve 2025/1572 sayılı kararı (yürürlük 01.10.2025) ile ana faaliyeti özel nitelikli veri işlemek olsa bile, yıllık çalışan sayısı 10'dan az ve mali bilanço toplamı 10 milyon TL'den az olan veri sorumluları VERBİS'ten muaf tutuldu (bu iki eşik kümülatif değerlendirilir). Çoğu bağımsız çalışan ruh sağlığı uzmanı bu kapsama girer.

Ancak VERBİS muafiyeti, KVKK'dan muafiyet değildir. Muafiyet yalnızca Sicile kayıt zorunluluğunu kaldırır. Aydınlatma (m.10), açık rıza/istisna dayanağı (m.5-6), veri güvenliği (m.12), saklama-imha, veri ihlali bildirimi (en geç 72 saat) ve ilgili kişi başvurularına 30 gün içinde yanıt verme yükümlülükleri aynen devam eder. Dolayısıyla muaf olmanız onam formu hazırlama gereğini ortadan kaldırmaz.

Hızlı kontrol listesi

• Ayrı bir aydınlatma metni hazır ve danışana sunuluyor (m.10)
• Ayrı bir açık rıza metni hazır (m.6)
• Aydınlatma ve açık rıza tek kağıtta/tek kutuda birleştirilmemiş (2026/347)
• Açık rıza belirli, bilgilendirilmiş ve özgür iradeye dayalı (m.3)
• Açık rıza hizmet alma şartına bağlanmamış
• Ses/görüntü kaydı için ayrı ve özel açık rıza var
• Battaniye/genel onay ifadeleri metinden çıkarılmış
• İmzalı/onaylı belgeler ispat için saklanıyor

İlgili içerikler

• KVKK ve özel nitelikli veri: ruh sağlığı uzmanı için temel rehber
• Online seansta veri güvenliği: platform seçimi ve yurt dışına aktarım
• Danışan dosyası saklama ve imha süreleri: ne kadar, hangi kuralla?
• VERBİS muafiyeti: küçük ölçekli uzman için kayıt yükümlülüğü
• Aydınlatma metni nasıl yazılır? KVKK m.10 unsurları

Uyumu bir kez kurun, rahat çalışın

Danışan onam süreci, doğru kurulduğunda kendi kendine dönen bir düzendir. Aydınlatma ve açık rıza metinlerini ayrı hazırlayın, ses/görüntü kaydı için ayrı rıza alın, belgelerinizi ispat için saklayın. Bu adımları dijital olarak yönetmek hem hata payını düşürür hem de zamandan kazandırır.

Konunun tüm yasal boyutunu kaynaklarıyla derleyen Clinisyn KVKK e-kitabını indirerek aydınlatma ve açık rıza metinlerinizi 2026/347 kararına uygun biçimde kurabilirsiniz. Danışan dosyalarınızı, onam akışınızı ve seans kayıtlarınızı tek yerde güvenle yönetmek için Clinisyn'i 7 gün ücretsiz deneyin (kart bilgisi gerekmez).

Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Mevzuat madde numaraları, yürürlük tarihleri ve ceza tutarları için resmi kaynakları (kvkk.gov.tr, Resmî Gazete) esas alın.

Son güncelleme: 14 Haziran 2026. İçerik Clinisyn ekibi tarafından, kaynaklı mevzuat derlemesine dayanılarak hazırlanmıştır.